Україна прискорює перехід на електронні трудові книжки – це дозволяє зберегти дані про стаж і спростити доступ до послуг. ПФУ підтверджує: подати документи можна дистанційно, навіть перебуваючи за кордоном. Є чіткі вимоги до файлів і послідовності кроків, а всі записи після перевірки потрапляють до електронного реєстру. Нижче – короткий гайд без зайвої бюрократії.
Крайній термін: що вимагає закон
Оцифрування документів про трудову діяльність застрахованих осіб потрібно завершити до 10.06.2026. Це вимога чинного законодавства, яке запровадило електронний облік трудової діяльності. Перехід на «цифру» робить процеси прозорішими та зменшує ризики втрати інформації через пошкодження паперових документів.
Оцифрування трудових книжок має бути завершено до 10.06.2026 – після перевірки скани переносять у , що гарантує доступність і збереження даних про стаж.
Які файли підходять для сканування
ПФУ просить завантажувати якісні зображення сторінок трудової книжки з усіма записами. Зверніть увагу на технічні параметри: формат, розмір і роздільну здатність. Дотримання цих вимог пришвидшує перевірку та зменшує ризик відхилення заявки.
| Що скануємо | Кольорові скани всіх сторінок із записами, печатками та підписами |
| Формат файлів | JPG або PDF |
| Максимальний розмір | розмір одного файлу – до 1 МБ |
| Роздільна здатність | рекомендована роздільна здатність – 300 dpi |
| Порядок сторінок | Завантажуйте у хронологічному порядку |
Перед скануванням перевірте, щоб усі записи були читабельними, а печатки – чіткими. Розбийте великий документ на кілька файлів, якщо це допоможе вкластися у встановлені обмеження.
Покроково: як подати сканкопії онлайн
Подати дані можна з будь-якої країни, де доступний онлайн-сервіс Пенсійного фонду України. Процедура займає кілька кроків і підтверджується кваліфікованим підписом.
- Перейдіть на портал ПФУ.
- Авторизуйтесь за допомогою КЕП або «Дія.Підпис».
- Виберіть розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
- Підтвердіть або заповніть свої персональні дані, надайте згоду на обробку.
- Завантажте сканкопії сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть «Підписати та відправити».
- Стежте за статусом звернення у вкладці «Мої звернення».
Якщо система просить уточнити інформацію, відреагуйте через той самий кабінет. Це допоможе швидше завершити верифікацію записів.
Що відбувається після перевірки
Після перевірки фахівцями ПФУ усі підтверджені записи з паперової книжки автоматично вносяться до електронного реєстру. Це гарантує збереження історії роботи навіть у разі втрати документа або зміни місця проживання. Дані стають доступними для подальших розрахунків стажу та призначення виплат без зайвих довідок.
Чому це зручно під час релокації
Оцифрування знімає залежність від фізичної наявності паперової книжки. Люди, які тимчасово живуть за кордоном, можуть підтверджувати стаж дистанційно – достатньо мати доступ до інтернету та інструмент електронного підпису.
Часті помилки під час завантаження
Щоб уникнути затримок, перевірте файли перед відправленням. Нижче – типові помилки, які легко попередити.
- Чорно-білі або розмиті скани, на яких не видно печаток і підписів.
- Перевищення ліміту – розмір одного файлу – до 1 МБ.
- Порушення хронології сторінок або пропуски записів.
- Невідповідний формат (окрім JPG або PDF).
Дбайливо підготовлені скани прискорюють розгляд і дають змогу швидше побачити підтверджені дані в електронному кабінеті.
Головне – встигнути до дедлайну
Оцифрування трудових книжок – це не лише вимога закону, а й практичний спосіб захистити власну історію роботи. Зробіть скани за правилами, подайте їх через портал ПФУ та перевірте статус звернення. Так ви забезпечите безперервність стажу й безпаперовий доступ до послуг у майбутньому.
